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[Tuto] Gérer ses mails comme un PRO !

LA GESTION DE SA BOÎTE MAIL,

un vrai casse-tête ? ¨Plus pour longtemps… !

MODE D’EMPLOI 🙂

 

Vous débutez dans la vie professionnelle ? Vous venez de changer de poste ? Vous avez bénéficié d’une promotion ? Ou bien, tout simplement, votre emploi actuel vous demande une charge de travail énorme et beaucoup d’énergie ?

Bref, si vous vous trouvez dans une de ces situations, peut être avez-vous ressenti une FRUSTRATION liée à la volonté de bien faire et de faire beaucoup mais, la fin de la journée arrive et vous vous dites : DEJA ??!!

Le but de cet article n’est pas de vous vendre une recette miracle qui vous ferait croire qu’en claquant des doigts les dossiers se classent tout seul, les mails se rangent et les tâches se réalisent d’elles-mêmes… ! Et puis de toute façon, chaque métier a ses particularités et il s’avère difficile de faire de grandes généralités.

Mais, (et c’est un MAIS très important !), si vous arrivez à gérer un des aspects essentiels de votre travail quotidien, le reste suivra beaucoup plus facilement et vous arriverez à vous libérer plus de temps pour vous occuper de toutes ces piles de dossiers empilés à droite et gauche de votre bureau 😉

Alors, quel est cet aspect essentiel ? Eh bien, dans notre société moderne, nous croulons dessous la plupart du temps, et c’est vrai également dans notre vie personnelle, il s’agit bien sûr : DES E-MAILS !

Une mauvaise gestion de vos mails peut entraîner des conséquences très pénibles à terme :

  • Perdre du temps
  • Passer à côté d’informations importantes
  • Rater des deadlines
  • Se sentir débordé et dépassé par les évènements de la journée
  • Manquer de crédibilité auprès de ses collègues ou de ses clients
  • Etc etc.

Comment faire pour OPTIMISER LA GESTION de tous ces courriers qui arrivent de façon anarchique dans votre boîte de réception ?

 

Eh bien, en voici les CLEFS :

Avant de rentrer dans le vif du sujet, jeter un coup d’œil puis garder en tête le tableau ci-dessous, plus connu sous le nom de Matrice d’Eisenhower :

GERER SES MAILS COMME UN PRO
GERER SES MAILS COMME UN PRO

Concrètement, voici comment cela se traduit :

GERER SES MAILS COMME UN PRO
GERER SES MAILS COMME UN PRO

Et maintenant, les 5 REGLES D’OR pour bien GERER SES MAILS :

  • LA PRISE DE DECISION SYSTEMATIQUE

Un mail lu ne doit JAMAIS être refermé tel quel, là où il a été ouvert. Il doit forcément SUBIR UNE ACTION (vous pouvez vous référer au tableau ci-dessus pour vous orienter) : soit il est rangé, soit il est traité, soit il est transféré, soit il est marqué pour être traité ultérieurement. Tout mail reçu nécessite une PRISE DE DECISION de votre part.

  • L’ARCHIVAGE

Parfois, il est important de garder ses échanges de mails et de les archiver au lieu de les jeter à la corbeille. Si c’est votre cas, il est alors essentiel d’avoir un système d’archivage cohérent et ordonné qui corresponde bien à votre activité (ex : soit par thèmes, soit par interlocuteurs, soit les deux…). Si vous n’êtes pas amenés à consulter régulièrement d’anciens mails, alors un seul fichier d’archives suffira : NE PERDEZ PAS VOTRE TEMPS !

  • LA REGLE DES 2 MINUTES

Tout mail reçu, qui peut être traité en MOINS DE 2 MINUTES doit être traité IMMEDIATEMENT, sans attendre. Mais attention, la règle des 2 minutes est stricte : il s’agit d’un transfert de mail, une réponse amicale, un mail de confirmation etc. Un mail qui engendrerait un coup de téléphone peut être piégeur… Un appel à passer dure rarement moins de 2 minutes.

  • LES MAILS « ACTIONS »

A la différence d’un mail d’information ou de process par exemple, chaque mail qui se traduit par une action quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle doit se TRANSFORMER en tâche dans le CALENDRIER, avec une notification associée. Pour ceux qui utilisent outlook par exemple, il est facile de programmer une alerte avec la tâche à exécuter, qui se répéterait de façon régulière.

  • LES MAILS « PROJETS »

Un mail dont le contenu serait la mise en place d’un PROJET ne doit pas être traité comme une tâche : un projet est une succession de tâches. Il doit impérativement être ANALYSE, DECOUPE et PLANIFIE.

Par exemple : organiser la réunion de lundi prochain va se traduire par 1-faire la liste des participants 2-envoyer l’invitation 3-réserver la salle 4-préparer l’ordre du jour, etc. Chacune des tâches doit être prévue dans votre calendrier ou votre To Do List. Si vous laissez le mail original dans votre boîte de réception, il est fort probable que vous ne fassiez pas le premier pas, ou bien en retard, ou bien de travers.

 

Vous êtes 2 types de personnes à lire cet article :

-> Ceux pour qui, tout ce que nous avons évoqué dans cet article vous semble COULER DE SOURCE : si c’est déjà ce que vous faites, alors très bien, parfait ! profitez de cet incroyable avantage et FIEZ-VOUS A VOTRE INSTINCT ! Peut-être qu’en cas de pic d’activité, de retour de congés ou de rush ponctuel dans votre équipe, vous serez contents de revenir exceptionnellement aux BASICS pour ne pas avoir la tête sous l’eau, sinon continuez comme vous le faites.

-> Ceux qui se sentent SUBMERGES par leur 100 mails quotidiens à traiter et qui se demandent comment cela est-il possible ? Alors pour vous, LE CONSEIL EST SIMPLE : appliquez pas à pas la METHODE indiquée ici, sans omettre une seule étape, fiez-vous à une certaine rigueur intellectuelle plus qu’à votre instinct. Et vous verrez, après quelques temps d’adaptation, cela deviendra une ROUTINE, puis la routine deviendra un comportement naturel.

Mais AVANT DE COMMENCER à suivre ce process, voici pour VOUS, une règle d’or Bonus 😉

ARCHIVEZ tous les anciens mails que vous avez. Certains vous diront même de les supprimer !
Je préconise de les archiver car il est vrai que selon l’entreprise dans laquelle vous travaillez, il est parfois indispensable de pouvoir retrouver la trace de certains éléments, mais en tout cas il est vraiment nécessaire de REPARTIR A ZERO ! Stop, faites table rase ! De toute façon, si vous avez 50 mails qui traînent en permanence dans votre boîte de réception depuis des semaines sans être traités, c’est qu’ils ne devaient pas être si urgents et importants que cela.

Cet article se veut être, pour vous, un BOOSTER D’ORGANISATION et de GESTION DU TEMPS !

En complément de mon expérience personnelle, je me suis fortement inspirée de :

  • La semaine de 4 h de Tim Ferriss
  • La méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen que vous trouverez en français également
  • des podcasts de Cédric Watine  Outils du Manager

Alors, pour tous ceux qui sont un peu curieux et qui souhaitent aller plus loin, allez y jeter un coup d’œil, vous ne serez pas déçus !!

Et, bien sûr, je compte sur vous pour AIMER et PARTAGER cet article avec tous ceux qui pourraient en avoir besoin.

Un grand merci à tous pour cela 🙂

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3 réflexions au sujet de « [Tuto] Gérer ses mails comme un PRO ! »

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